Inleiding

Vebego Zorgservice B.V.  is een zorgservice bedrijf die dienstverleningen uitvoeren in de zorg. Vebego Zorgservice B.V.  is gevestigd te s’-Hertogenbosch, Hambakenwetering 5B, 5231DD (ingeschreven in het handelsregister onder nummer: 53854365) Vebego Zorgservice B.V.  is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. In dit statement informeert Vebego Zorgservice B.V.  haar betrokkenen over de verschillende gegevensverwerkingen die plaatsvinden. 

Omgang met persoonsgegevens

In de arbeidsintensieve dienstverlening die Vebego Zorgservice B.V.  levert, staan mensen centraal en worden persoonsgegevens verwerkt. Daarnaast is Vebego Zorgservice B.V.  en zo ook haar personeel veel buiten bij klanten en leveranciers en wordt er met vele externe partners samengewerkt ten behoeve van haar dienstverlening. Ter bescherming van alle medewerkers, het bedrijf en haar partners neemt Vebego Zorgservice B.V.  privacy zeer serieus. 

Ten aanzien van het onderwerp privacy en bescherming persoonsgegevens hanteert Vebego Zorgservice B.V.  in haar bedrijfsvoering een ‘riskbased approach’. Dat wil zeggen dat zij zich niet puur en alleen richt op de naleving van wetten en regels, maar zich focust op de meest omvangrijke en risicovolle verwerkingen en de beveiliging daarvan. Vebego Zorgservice B.V.  realiseert zich dat het beschermen van persoonsgegevens en het privacy proof houden van haar organisatie een dynamisch proces is met vele uitdagingen. De verwerking van persoonsgegevens van de vele werknemers is het meest omvangrijk en risicovol. Daar ligt de focus van Vebego Zorgservice B.V. . Tevens wordt er veel waarde gehecht aan het creëren van bewustzijn op de werkvloer ten aanzien van een zorgvuldige omvang met alle gegevens. 

Vebego Zorgservice B.V.  is constant op zoek en zal streven naar de juiste balans tussen compliance - het voldoen aan wet- en regelgeving - en het behouden van een werkbare situatie voor alle betrokkenen, met voldoende ruimte voor ondernemen en passie voor dienstverlening. 

Verwerking van persoonsgegevens

Vebego Zorgservice B.V.  verwerkt, afhankelijk van de noodzaak, onder andere de volgende persoonsgegevens: 

• Voornaam. 
• Achternaam. 
• Geboortedatum. 
• E-mailadres. 
• Telefoonnummer. 
• Geslacht. 
• (Woon)adres. 
• IP-adres 

De verwerking van persoonsgegevens binnen Vebego Zorgservice B.V.  vindt voornamelijk plaats op gebied van HR. Vebego Zorgservice B.V.  verwerkt van haar werknemers uitsluitend gegevens die nodig voor het aanleggen en onderhouden van het personeels- en eventueel verzuimdossier. Gedurende het dienstverband en nog enige periode na het eindigen van het dienstverband bewaart Vebego Zorgservice B.V. , naast de noodzakelijke basisgegevens van werknemers, in het dossier een kopie van het ID-bewijs, referenties en getuigschriften en indien nodig/van toepassing pre-screening documentatie, A1-verklaringen, verblijfsvergunningen, tewerkstellingsvergunningen, notificaties of VAR-verklaringen. 

Daarnaast worden er gegevens van zakelijke relaties verwerkt, namelijk van (potentiële) klanten, leveranciers en (andere) samenwerkingspartners. De gegevens die Vebego Zorgservice B.V.  verwerkt van haar zakelijke relaties zijn veelal bedrijfsgegevens en vallen niet onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna genoemd: AVG). De gegevens van contactpersonen (naam, contactgegevens, functie) van alle zakelijke relaties vallen wel onder de AVG. Vebego Zorgservice B.V.  gaat met alle gegevens zeer zorgvuldig om. Ook de bedrijfsgegevens worden zeer vertrouwelijk behandeld. 
 

Doeleinden van verwerking 

Vebego Zorgservice B.V.  verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: 

• het vervullen van haar rol als werkgever voor de vele werknemers, zowel vast als flexibel, waartoe in ieder geval maar niet uitsluitend de volgende verwerkingen behoren: het opbouwen en beheren van personeelsdossiers en verzuimdossiers, salarisadministratie, het voldoen aan verplichtingen in het kader van re-integratie, het beoordelen van geschiktheid van werknemers voor opdrachten en het uitzenden van werknemers. Tevens verwerkt Vebego Zorgservice B.V.  gegevens van sollicitanten in werving en selectie procedures; 
• het vervullen van haar rol als opdrachtnemer of leverancier op vele vlakken binnen de vele verschillende facetten van dienstverlening waarin Vebego Zorgservice B.V.  werkzaam is, waartoe in ieder geval maar niet uitsluitend de volgende verwerkingen horen: het beheren van gegevens van prospects, klanten en opdrachtgevers in CRM en het onderhouden van deze zakelijke relaties; 
• het verstrekken van gegevens van vaste en flexibele werknemers aan klanten en opdrachtgevers, hetgeen noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Veel medewerkers van Vebego Zorgservice B.V.  bevinden zich altijd buiten, bij de klanten/opdrachtgevers. De wet verlangt van Vebego Zorgservice B.V. om bepaalde gegevens van haar medewerkers te verstrekken aan deze klanten/opdrachtgevers waar de werknemers werkzaam zijn. Deze klanten/opdrachtgevers dienen de identiteit van de werknemers te kunnen controleren en gegevens op te nemen in hun administratie. Waar de grondslag voor verstrekking niet wettelijk is vastgelegd, maar de klant/opdrachtgever het toch Vebego Zorgservice B.V.  verlangt, vindt er te allen tijde een toets plaats om te beoordelen of de gegevensverstrekking conform de AVG plaatsvindt; 
• het uitwisselen van gegevens binnen de Vebego Group, met en tussen haar dochtermaatschappijen ten behoeve van de optimalisatie van de dienstverlening; 
• het verstrekken van gegevens van werknemers aan de Rijksoverheid, daar waar dit gevraagd wordt/vereist is, bijvoorbeeld voor het verkrijgen van een verklaring omtrent gedrag voor medewerkers; 
• het volgen of controleren van werknemers, bijvoorbeeld met een personeelsvolgsysteem. Dit gebeurt enkel wanneer er een concrete aanleiding voor bestaat en dit nodig is om incidenten te onderzoeken. Hierbij zal altijd een toets plaatsvinden en allereerst worden gekeken of het probleem/incident met minden ingrijpende middelen kan worden opgelost; 
• Met het oog op de beveiliging van personen, gebouwen, terreinen en eigendommen van Vebego Zorgservice B.V.  kan er gebruik worden gemaakt van cameratoezicht. De camera’s filmen niet meer dan de ingang van de gebouwen eventuele andere delen rondom de gebouwen en terreinen. De camerabeelden worden niet voor andere doeleinden gebruikt dan beveiliging en de beelden worden niet langer bewaard dan toegestaan. Cameratoezicht kan ook plaatsvinden bij klanten of opdrachtgevers van Vebego Zorgservice B.V.  waar werknemers worden ingezet. Vebego Zorgservice B.V.  heeft hier geen zicht op en is hier niet verantwoordelijk voor. De betreffende klant of opdrachtgever dient alle werknemers (eigen werknemers en ingehuurde werknemers) hierover te informeren.  
• het verstrekken van gegevens aan verwerkers van Vebego Zorgservice B.V. , hetgeen noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen Vebego Zorgservice B.V.  en deze verwerker. Een verwerker van Vebego Zorgservice B.V.  dient altijd een verwerkersovereenkomst te ondertekenen waarin de rechten van de betrokkenen voldoende geborgd zijn en de verwerker verplicht wordt de gegevens passend te beveiligen. 
• Het versturen van nieuwsbrieven om bestaande klanten en andere betrokkenen - die hebben aangegeven om de nieuwsbrief te willen ontvangen - op de hoogte te houden van ontwikkelingen en aanbiedingen. De mogelijkheid om af te melden voor de nieuwsbrief is aanwezig. De emailadressen worden uitsluitend gebruikt voor de dienstverlening van Vebego Zorgservice B.V.  en worden niet, zonder toestemming, verstrekt aan derden. 
• Indien de klant daar toestemming voor geeft, worden emailadressen verstrekt aan derde partijen zoals advertentieaanbieders ten behoeve van het aanbieden van gepersonaliseerde advertenties. Wanneer de klant deze toestemming intrekt zal deze dienst worden beëindigd. 

Deze verwerkingen hebben ten alle tijden een wettelijke grondslag, zoals uw toestemming, noodzakelijk in het kader van de uitvoering van een overeenkomst (of precontractuele maatregelen) waarbij u partij bent, noodzakelijk om te voldoen aan onze wettelijke (bewaar)plicht, dan wel noodzakelijk ter behartiging van ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang, welke wij altijd zullen afwegen tegen uw recht op privacy. 

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt zonder dat het onder een van bovenstaande doeleinden valt, vindt ten allen tijde een toets plaats om te beoordelen of een van de wettelijke doeleinden van toepassing is en of een rechtmatige grondslag bestaat voor verwerking. 
 

Verstrekken van gegevens aan derden 

Het verstrekken van persoonsgegevens aan derden kan noodzakelijk zijn om uitvoering te geven een aan overeenkomst, dan wel om wet- en regelgeving na te leven. Gegevens worden gedeeld binnen Vebego Zorgservice B.V.  Deze verstrekking geschiedt met het doel om dienstverlening te verbeteren, ten behoeve van klantbeleving, het verbeteren van arbeidsomstandigheden, ten behoeve van de gezondheid van onze medewerkers en het terugdringen van verzuim. Vebego Zorgservice B.V.  verstrekt in geen enkel geval persoonsgegevens aan derden ten behoeve van commercieel gewin. 

Om uitvoering te geven aan overeenkomsten met opdrachtgevers/klanten en een van de doeleinden zoals hierboven genoemd dient Vebego Zorgservice B.V.  gegevens te verstrekken aan deze partijen. Vebego Zorgservice B.V.  toetst altijd of de opdrachtgever/klant niet meer gegevens vraagt dan noodzakelijk voor het doel en maakt afspraken met deze partijen teneinde de bescherming van deze gegevens te waarborgen. Als de wet dit vereist zal Vebego Zorgservice B.V.  gegevens verstrekken aan de Rijksoverheid of handhavingsinstanties. 

Versie 2-1-2025